SAP di PT. Charoen Pokphand Indonesia

Review
Charoen Pokphand Indonesia (CPI) mengganti sistem TI perusahaan dengan solusi SAP untuk meningkatkan operasional bisnis, pengelolaan informasi yang lebih akurat. Sebelumnya, CPI menggunakan sistem TI yang dikembangkan secara internal dan ternyata kini sudah tidak mampu mendukung operasional bisnis mereka secara efektif. CPI menerapkan mySAP Business Suite dengan sejumlah modul. Solusi tersebut didukung perangkat keras (hardware) dari Hewlett Packard dan mitra implementasi IMC. Charoen Pokphand Indonesia merupakan pemain di bidang industri pakan ternak yang telah menggunakan MySAP Business Suite 2002. Saat ini, CPI tengah merencanakan pembanguan sistem TI tahap selanjutnya guna memaksimalkan manfaat dari solusi SAP.
Ruang lingkup proyek TI CPI meliputi empat fase implementasi. Fase I merupakan implementasi untuk kantor pusat dan satu pabrik, dilanjutkan dengan dengan implementasi ketujuh pabrik lainnya. Fase I berlangsung selama 12 bulan. Fase II, merupakan pembenahan personel management untuk seluruh internal perusahaan yang tercakup dibawah naungan CPI. Fase II berlangsung selama enam bulan. Fase III merupakan implementasi modul-modul lainnya, berlangsung selama enam bulan. Fase IV atau terakhir merupakan pembangunan untuk unit bisnis lainnya. Setelah empat tahap tersebut, CPI akan melakukan pembaharuan di bidang inventory dan upaya-upaya untuk memaksimalkan ROI-nya. Disamping itu, CPI juga tengah merancang untuk mengimplementasikan solusi bagi proses supply chain, sebagai tahap lanjutan dari program perjalanan implementasi teknologi informasi mereka.

Analisis
Bagi setiap perusahaan yang memutuskan untuk menggunakan TI (Teknologi Informasi) pada proses bisnisnya, perjalanan implementasi yang ada merupakan sebuah evolusi. Jarang sekali terlihat perusahaan yang langsung memanfaatkan TI menjadi sesuatu yang strategis. 5 tahapan evolusi yang harus dilalui sebuah organisasi menurut Keneth Primozic adalah :
1. Reducing Cost
Permasalahan klasik dalam perusahaan adalah problem efisiensi proses kerja atau aktivitas operasional. Mulai dari kontrol keuangan, sampai paperworks (manajemen dokumentasi). Tanpa ragu, perusahaan akan menanamkan investasinya untuk membeli komputer jika jelas urusan administrasi akan lebih baik, lebih cepat, dan lebih murah dalam hal efisiensi, efektivitas, dan kontrol internal.
2. Leveraging Investment
Yaitu ketika komputer atau teknologi informasi dianggap sebagai aset perusahaan yang menguntungkan dibanding penggunaan teknologi serupa (value for money). Misalnya penggunaan email lebih menghemat biaya dibanding pengiriman dokumen lewat kurir lokal atau internasional. Atau, penggunaan internet phone yang lebih murah karena komunikasi interlokal atau internasional dibebankan pada pulsa lokal.
3. Enhacing Product and Services
Adalah ketika teknologi informasi sudah dilibatkan dalam proses penciptaan produk atau jasa, sehingga meningkatkan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan. Misalnya call center atau hotline di industri perbankan yang melayani informasi dan pertanyaan nasabah.
4. Enhacing Executive Decision Making
Misalnya perusahaan telah memanfaatkan aplikasi software Decision Support System dan Executive Information System yang membantu meningkatkan kualitas manajemen dalam mengambil keputusan.
5. Reaching the Consumer
Pada tahap ini, perusahaan secara agresif melakukan eksploitasi pengembangan teknologi informasi untuk menjangkau pelanggan atau calon pelanggan kapan saja dan dimana saja. Contohnya adalah home banking (transaksi pembayaran seperti transfer uang, membayar listrik dan telepon dari rumah), atau e-commerce / home shopping. Karenanya, dapat dilihat bahwa di awal, perusahaan melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk menghemat pengeluaran atau biaya perusahaan (reducing the cost by saving the money).
Hingga tahapan selanjutnya, perusahaan mulai memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan revenue/pendapatan perusahaan (make money). Untuk memenuhi tujuan di atas, saat ini PT. Charoen Pokpand telah menggunakan aplikasi software yang dikembangkan oleh salah satu perusahaan pengembang software dari Jerman, SAP. Aplikasi software tersebut adalah SAP, yang merupakan aplikasi sejenis ERP yang sangat banyak digunakan dalam proses bisnis perusahaan, dan dalam perkembangannya, aplikasi ini terus mengalami penyempurnaan. SAP memberikan suatu sistem terintegrasi yang mampu memenuhi kebutuhan CPI guna menanggapi perubahan-perubahan bisnis yang terjadi sangat cepat, meningkatkan daya saing, serta meningkatkan peluang pasar dan profitabilitas perusahaan.
SAP merupakan software yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir, di perusahaan negara-negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya mengimplementasikannya. Software buatan Jerman ini telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika. Scope integrasi, harga license tiap user SAP yang relatif mahal, biaya consultan yang lumayan dan tingginya 'kutu loncat' SDM SAP, menyebabkan tidak semua perusahaan 'berani' memakai solusi SAP.
Lebih khusus lagi, sistem ERP yang paling populer adalah SAP R/3. Diawali dengan SAP R/2 yang merupakan kerangka dasar ERP, sedangkan R/3 adalah suatu sistem server dengan database yang terintegrasi dan aplikasi modul yang telah diganti. SAP R/3 membawahi TCP/IP dan Systems Network Architecture (SNA) communication protocols. SAP mengembangkan R/3 dengan bahasa generasi keempat (4GL), bernama ABAP P/4 yang merupakan kunci dari perkembangan workbench SAP ABAP P/4 (Martin et al., 2005).
Sistem SAP yang diterapkan oleh Charoen Pokphand Indonesia adalah MySAP yang merupakan konsep yang menaungi strategi SAP untuk memberi kesempatan kepada pengguna untuk bekerja dengan web jangkauan seluruh dunia sekaligus merupakan merk software versi R/3 mereka. Dasar dari implementasi SAP adalah SAP R/3. Pengaplikasian R/3 dapat diperluas sesuai kebutuhan misalnya dalam keuangan, supply chain management, product lifecycle management, human resource dan travel management. SAP R/3 pada suatu perusahaan terdiri dari inti, perluasan dan SAP Web Application Server. Tujuan diterapkannya system SAP di Charoen Pokphand Indonesia adalah mendapatkan proses bisnis yang terintegrasi yang menjadi dasar untuk pening-katan bisnis di masa depan untuk mendapatkan informasi secara akurat, sehingga manajemen dapat segera mengambil tindakan secepat mungkin sesuai dengan isu bisnis yang berkembang. Berikutnya, siap melakukan koreksi secara langsung, bila terjadi tindakan yang salah sebelum terlambat.
Pada level di atasnya, mySAP ERP merupakan rangkaian solusi ERP yang memadukan SAP R/3 perusahaan sebagai intinya ditambah mySAP human resource, mySAP financials dan mySAP NetWeaver. NetWeaver sendiri merupakan suatu integrasi dan aplikasi platform untuk menjamin interaksi yang tidak berlapis-lapis dengan menampilkan software SAP yang lain dan non SAP (Martin et al., 2005). Dalam rangkaian modul di mySAP ERP, terdapat modul lain di mySAP Business Suite termasuk business intelligence, customer relationship management, enterprise portal, marketplace, mobile business, product lifecycle management, supplier relationship management dan supply chain management (Martin et al., 2005).
Semua modul dalam mySAP adalah paket software yang umum yang bekerja pada sebagian besar proses bisnis. Secara umum SAP merupakan salah satu bentuk dari ERP (Enterprise Resource Planning). Menurut Brown and Vessey (2003), terdapat lima faktor yang harus dikelola dengan baik agar proses implementasi ERP berjalan dengan sukses yaitu :
1. Top management is engaged in the project, not just involved
Seorang manajer harus terikat dalam proyek tersebut mulai dari perencanaan, pengembangan, implementasi dan monitoring. Jadi, diperlukan adanya keterlibatan langsung dari seorang manajer terutama manajer CIO dan juga CEO dalam rangka mengimplementasikan IT pada Charoen Pokphand Indonesia.
2. Project leaders are veterans, and team members are decision makers.
Seorang project leader harus memiliki pengalaman yang cukup dan memberikan kebebasan bagi anggotanya untuk mengambil keputusan.
3. Third parties fill gaps in expertise and transfer their knowledge.
Seorang konsultan harus menjadi penengah antara perusahaan dan vendor. Selain itu konsultan berfungsi untuk transfer knowledge kepada perusahaan agar pada saat konsultan pergi maka perusahaan tetap dapat melakukan operasinya. Seperti yang telah saya kemukakan di atas bahwa perlu adanya penunjukan konsultan IT dalam penerapan ERP di perusahaan nanti yang dapat mentransfer ilmu ke para pengusaha lokal.
4. Change management goes hand-in-hand with project planning.
Implementasi project harus sejalan dengan manajemen perubahan perusahaan karena di tengah jalan rencana dapat berubah sehingga harus cepat menyesuaikan dengan perubahan yang ada. Dengan demikian, perlu adanya kajian lebih mendalam sebelum melakukan perubahan change management di dalam intern perusahaan. Perlu menyiapkan SDM yang bagus dan memilki pengetahuan yang luas tentang perubahan yang akan terjadi dalam perusahaan.
5. A satisfying mindset prevails.
Harus ada tingkat kepuasan yang sama dari seluruh pihak yang terlibat dalam project karena jika ada pihak yang belum puas dapat menghambat implemenatsi project. Jadi, penerapan system ERP di Charoen Pokphand Indonesia nanti dapat memuaskan segala pihak baik project leader, user, maupun pelanggan yang akan berhubungan dengan perusahaan.
Disamping tersebut di atas untuk keberhasilan penerapan TI, setidaknya ada tujuh strategi kepemimpinan yang perlu diterapkan oleh manajemen Charoen Pokphand Indonesia yaitu :
1. Selaraskan TI dengan strategi bisnis
2. Prioritaskan IT Governance
3. Komit terhadap arsitektur informasi tunggal
4. Gunakan metrik, tapi jangan mendikte strategi
5. Ciptakan visi bersama CEO dan CIO
6. Kembangkan keahlian CIO di luar teknologi
7. Tahu kapan dan bagaimana bermitra
PT. Charoen Pokphand Indonesia sebagai salah satu perusahaan pakan ternak nasional dan mempunyai beberapa pabrik yang tersebar di beberapa lokasi (1 kantor dan 7 pabrik) memerlukan suatu pengintegrasian data yang lebih cepat dan tepat. Menurut pendapat saya pengimplementasian ERP yang berupa MySAP adalah sudah tepat mengingat beberapa keuntungan dalam penerapan sistim tersebut antara lain : databese PT. Charoen Pokphand Indonesia menjadi lebih terintagrasi dengan yang lain sehingga meningkatkan akurasi data, menghemat waktu karena perusahaan sebelumnya menggunakan sistim tehnologi informasi secara internal yang sudah tidak mampu mendukung operasional bisnis mereka secara efektif, perusahaan dapat melakukan respon secara cepat terhadap kebutuhan pasar dan permintaan konsumen, meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses produksi.
Dalam penerapan TI, PT. Charoen Pokphand Indonesia melakukan secara bertahap yaitu ada 4 fase yang dilalui yaitu Fase I merupakan implementasi untuk kantor pusat dan satu pabrik, dilanjutkan dengan implementasi ketujuh pabrik lainnya (berlangsung selama 12 bulan). Fase II, merupakan pembenahan personel management untuk seluruh internal perusahaan yang tercakup dibawah naungan CPI. Fase II berlangsung selama enam bulan. Fase III merupakan implementasi modul-modul lainnya, berlangsung selama enam bulan. Fase IV atau terakhir merupakan pembangunan untuk unit bisnis lainnya seperti tersebut pada artikel di atas. Hal ini menurut pendapat saya juga sudah sangat tepat karena dengan dilakukan secara bertahap maka hasilnya akan sempurna dan dengan perencanaan yang matang dan prinsip kehati-hatian akan memberikan dampak positif bagi proses bisnisnya.
Menurut pendapat saya juga diperlukan strategi kepemimpinan yang tepat dari para eksekutif agar penerapan TI mampu mencapai sasaran yang diinginkan. Dan juga perlu dipersiapkan Sumber Daya Manusianya yang berkualitas dan kapabel. Jika SDM yang mengelola TI tidak berkualitas maka akan timbul kerugian yang besar bagi perusahaan misalnya implementasi SAP tidak bisa berjalan sesuai yang direncanakan dan akan menjadi high cost perusahaan.

Kesimpulan
Bisnis di masa depan adalah bisnis yang tidak dapat lagi dipisahkan dari peranan teknologi informasi. Aspek ini sudah menjadi senjata ampuh untuk dapat tetap bertahan dan maningkatkan performa bisnis. Jika kita melihat lebih dalam pada perusahaan-perusahaan yang telah mapan khususnya pada cara menjalankan proses bisnisnya, mereka tidak dapat dilepaskan dari peran teknologi informasi di belakangnya. Hal inilah yang merupakan alasan Charoen Pokphand Indonesia untuk menerapkan ERP yaitu system SAP.
Teknologi informasi yang dapat mendukung proses bisnis pun bermacam-macam sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan vendor dari aplikasi teknologi itu pun bermacam-macam. Salah satunya, sebut saja SAP. Perusahaan pengembang software dari Jerman ini merupakan salah satu vendor yang terbesar dalam bidang software. Peruasahaan ini telah berhasil membuat aplikasi ERP yang pada beberapa waktu yang lalu software tersebut merupakan senjata andalan bagi kebanyakan perusahaan-perusahaan dalam proses bisnisnya karena teknologi memang cepat berevolusi. Sejak beberapa waktu yang lalu telah banyak perusahaan-perusahaan di seluruh dunia yang menggunakan aplikasi SAP yang kemudian dikembangkan dalam beberapa varian untuk mendukung proses bisnisnya. Tujuan akhirnya hanya satu, yaitu memaksimalkan performa perusahaan sehingga juga akan memaksimalkan revenue.

Rekomendasi
Penerapan SAP (salah satu sistem TI) di perusahaan manapun termasuk pada PT. Charoen Pokphand Indonesia memerlukan waktu dan proses karena menyangkut proses bisnis dan budaya kerja yang berubah dari sistem sebelumnya. untuk mencapai sasaran enterprise system yang terintegrasi serta SAP yang stabil dan terutilisasi secara optimal maka diperlukan adanya implementasi support organization untuk mendukung operasi SAP.